Organizar um evento é uma tarefa complexa e desafiadora, que envolve muitos detalhes e decisões. E quando o assunto é como organizar um evento com prazos curtos, o desafio torna-se ainda maior. Além disso, sempre aparecem situações inesperadas, como mudanças de última hora, cancelamentos, problemas técnicos, entre outros.
Como lidar com esses imprevistos sem comprometer a qualidade e o sucesso do evento?
Neste post nós, da Personale, sua parceira em consultoria de RH no Rio de Janeiro, vamos dar 5 passos de como organizar um evento com prazos apertados e como se preparar para os possíveis contratempos que podem surgir no caminho. Confira!
Defina as prioridades
A gestão de eventos é uma atividade complexa e desafiadora que envolve diversos aspectos, como planejamento, organização, execução, controle e avaliação. Pensando em como organizar um evento com prazos curtos, é preciso definir prioridades e focar nos aspectos mais relevantes para o objetivo do evento. Segundo Maria Cecília Giacaglia, autora do livro “Gestão Estratégica de Eventos: Teoria, Prática, Casos e Atividades”, as principais prioridades na gestão de eventos são:
- Definir o objetivo do evento: ter clareza sobre o que se pretende alcançar com o evento é fundamental, ou seja, qual é a mensagem que se quer transmitir, qual é o público-alvo e qual é o impacto esperado.
- Identificar o público-alvo: é preciso conhecer as características, necessidades, expectativas e preferências do público que se deseja atingir com o evento, para adequar o formato, o conteúdo, o local e a divulgação do evento.
- Escolher o formato do evento: isso deve ser pensado levando em consideração o objetivo e o público-alvo, considerando aspectos como duração, periodicidade, abrangência, modalidade (presencial, on-line ou híbrido), interatividade e participação.
- Selecionar o local do evento: o local precisa sempre atender aos requisitos técnicos, logísticos, financeiros e legais para a realização do evento, levando em conta aspectos como infraestrutura, capacidade, acessibilidade, segurança e custo-benefício.
- Definir a programação do evento: elaborar uma programação que seja atrativa, coerente, equilibrada e dinâmica para o público-alvo, considerando aspectos como tema, conteúdo, palestrantes, atividades, horários e intervalos.
- Planejar a divulgação do evento: definir uma estratégia de comunicação e marketing é fundamental para promover o evento e atrair o público-alvo, considerando aspectos como canais, mídias, linguagem, design e cronograma.
Definir prioridades na gestão de eventos é fundamental para otimizar os recursos disponíveis e garantir os melhores resultados possíveis. Ao definir prioridades, é possível focar nos aspectos mais importantes para o sucesso do evento e evitar desperdícios de tempo, dinheiro e energia. Também ajuda a reduzir os riscos de imprevistos e crises que possam comprometer a qualidade do evento. Por isso, definir prioridades na gestão de eventos é uma habilidade essencial para qualquer profissional que atua nessa área.
Escolha com cautela os fornecedores
A escolha dos fornecedores é um aspecto e altíssima importância para aqueles que buscam como organizar um evento com prazos curtos. É importante ter em mente que os fornecedores são responsáveis por disponibilizar os serviços ou produtos necessários para o sucesso do evento, como alimentação, bebida, som, iluminação, decoração, brindes, entre outros.
Para isso, considerando que esses fornecedores também devem ter destreza em como organizar eventos com prazos curtos, é necessário que você, gestor, observe os mínimos detalhes na escolha deles. É preciso verificar se o fornecedor tem disponibilidade para atender à demanda, se possui experiência no segmento, se oferece qualidade e garantia nos serviços ou produtos, se tem boas referências no mercado e se oferece um preço justo.
Além disso, é importante fazer contratos claros e detalhados com os fornecedores, especificando as condições de pagamento, entrega, cancelamento e multa. Assim, você evita surpresas desagradáveis ou prejuízos financeiros.
Preveja alternativas ao organizar eventos com prazos curtos
Mesmo que você planeje tudo com minúcia e cuidado, imprevistos podem acontecer, independentemente de ter ou não experiência em como organizar eventos com prazos curtos. Portanto, é fundamental ter um plano B para lidar com as situações adversas que possam surgir.
Um plano B é uma alternativa que você já tem preparada para o caso de algo sair do controle ou não funcionar como o esperado. Por exemplo, se o palestrante cancelar na última hora, você já tem outro convidado em mente para substituí-lo. Se o local do evento tiver algum problema, você já tem outro espaço reservado. Se a internet falhar, você já tem um backup de dados ou um gerador de energia.
Ter um plano B é uma forma de prevenir e minimizar os impactos dos imprevistos na organização de eventos, garantindo que o evento possa acontecer da melhor forma possível.
Use a tecnologia ao seu favor na organização de eventos com prazos curtos
A tecnologia tem se tornado uma aliada fundamental na organização de eventos com prazos curtos. Com o avanço das ferramentas digitais e dos softwares de gerenciamento de eventos, os organizadores podem otimizar tarefas que, de outra forma, seriam demoradas e complicadas.
Através do uso de aplicativos e plataformas on-line, é possível agendar reuniões de planejamento, compartilhar informações instantaneamente com a equipe, gerenciar o orçamento e até mesmo promover o evento de forma mais eficaz nas redes sociais.
Além disso, a tecnologia oferece soluções para a gestão de convidados, inscrições online e monitoramento em tempo real durante o evento, tornando possível enfrentar os desafios que é organizar eventos com prazos curtos, prezando pela eficiência e sucesso.
Potencialize seu evento com a ajuda de profissionais especializados
Além dessas prioridades, é fundamental contar com uma equipe engajada e comprometida com o sucesso na organização de eventos com prazos curtos, capaz de executar as tarefas com eficiência, qualidade e criatividade. A equipe deve ser composta por profissionais qualificados e experientes em diferentes áreas relacionadas à gestão de eventos. Também é crucial que a equipe possua boa comunicação interna e externa, além de uma liderança eficaz para coordenar as ações e solucionar os problemas.
Para isso, você pode contar com a Personale, somos uma empresa de recursos humanos no Rio de Janeiro com mais de 20 anos de experiência em gestão de eventos. Contamos com um staff qualificado e experiente, capaz de atender a demandas específicas de qualquer tipo de evento.
A Personale também dispõe de uma equipe especializada em recrutamento e seleção de profissionais para eventos. Os colaboradores staff são selecionados de acordo com as necessidades do cliente, garantindo que possuam as habilidades e experiência necessárias para desempenhar as funções exigidas. Entre em contato conosco e conheça todas as soluções que a Personale disponibiliza para você e seu evento hoje.
